「え、郵送しか手続き方法ないの？」
「いまどきFAXか…」
「オンラインでやった方が、お互い効率的だと思うんだけど…」
銀行・証券・役所など、公的な機関などの手続きには、いまだに根深く「紙文化」が残っていると感じます。
いくらこちらがオンラインで対応したいと思っても、相手側でオンラインの設計がされていなければ使えません。
今回は、そのような時の「対応のコツ」を整理してみます。
※FAXまたは郵送のみ…
オンラインでの申請・手続きができない場合
最近、実際にオンラインで完結しなかった手続きを挙げてみます。
など。
税理士登録は、必要資料も膨大ですし仕方ないと思う反面、
保険料やiDecoなどは送る資料も数枚でなんとかならんかなと。
文句を言っても何も前に進まないので、対処方法を考えてみます。
効率化のコツ
このような紙面の手続きは意外と時間がかかるもの。
- 必要資料を確認する
- 提出資料の印刷やコピー
- 郵送
こうした工程が、時間を奪っていきます。
私はプリンターを持っていないので、セブンイレブンのネットプリントを使っています。
手軽に利用できるとはいえ、印刷しにいくのにも時間がかかるので利用は最小限にしています。
対応するマイルールとしては、
都度、対応しない
＝ まとめて対応する
＝ 特定の日に対応する
と決めています。
昨日の金曜日は、ちょうど対応日で、
前から溜めておいた「社会保険料の口座振替」や「iDeco変更手続」をまとめて対応しました。
かかった時間としては、トータルで98分。
手続き用紙への記入や、印刷・郵送に足を運ぶ時間をすべて含めるとそれなりにかかるもの。
これをその都度バラバラに対応すると、それだけ時間がかさみます。
特定の日にまとめて対応する。
と決めておくだけでも効率化できますし、
今日はやらなくていい。
と心も軽くなるのでおすすめです。
効率化の基本は、オンライン
ひとりで事業を行っていくうえで、効率化は欠かせないものです。
会社員時代と異なり、郵送や資料作成のサポートをしてくれる方はおらず、すべて自分で対応する必要がありますので。
印刷や郵送は、時間コストがかさむ最たるものです。
自分自身のサービスの中では、一切使っていません。
- ネットでの発信、営業
- オンラインでの面談
- メール
あたりは効率化の土台として磨いておきましょう。
では、また次回。
編集後記
◇日記
昨日は、ブログ執筆＆YouTube収録から。
AMはビジネスの全体像を整理しつつ、経理チェックを。
iDeCo不整合登録内容の手続き、社保の支払、自動引き落としの設定、VBAメンテナンスなども。
途中で5kmラン。異常に風が強い日でしたね。。
◇ブログネタ経緯
なんで郵送メインなんだろう…と思い。
◇1日1新
GMOあおぞらで社会保険料の支払い
