効率化と聞くと、
「ものすごい業務改善をしなければいけない…」
というイメージがあるかもしれません。
しかし、そのようなことより
「2つの手間がかかっているところを1つにする」
といったレベルで進めていくのが現実的かなと思っています。
「ものすごい業務改善の機会」はそうそうない
たとえば、
「1時間かかる作業を、1分で！」
という言葉を見かけることがあります。
最近だとAI関係で目にすることが多い印象です。
ただ、こういった大きな効率化の機会は、そうそうありません。
あるとすれば、もともと相当なムダが残っていたケースのような…。
それよりも
「10分を5分へ」
「1分を1秒へ」
といった積み重ねが大切だと考えています。
1つのステップを減らそう
例えば、契約書の締結を例に考えてみます。
もともとのステップはこれです。
- 契約書のドラフト作成
- 契約書内容の確認依頼
- 合意できたらクラウドサインで承認依頼
- 承認いただけたらPDFを保管
まずはステップを書き出すのが最重要です。
どこに効率化のポイントがあるか、視覚的に把握しやすくなるからです。
このケースでは、2と3をまとめることができそうです。
契約書のドラフトを作成したら、確認依頼と承認依頼をまとめて送る。
「内容確認をいただき、問題なければご承認ください」
と伝えれば、1つのステップで完結することが可能です。
- 契約書のドラフト作成
- 契約内容の確認&承認の依頼
- 承認いただけたらPDFを保管
このように、1つのステップを減らすことができます。
こういったイメージで、
1つ1つの仕事の見直しをしていきたいと思うのです。
「ちょっと面倒」に効率化のヒントがある
簡易的な例を挙げましたが、
このくらいの小さな改善であれば、日々の仕事の中にそれなりに見つかるのではないでしょうか。
特に日常的に行っている仕事ほど、
効率化すると複利的に効果が高まってきます。
「ちょっとめんどくさい…」と思うものを見つけて、
少しずつ改善していきましょう。
では、また次回。
編集後記
◇日記
昨日はオフ。午前中は家族でショッピングモールへ。
午後は三男と公園へ。
◇ブログネタ経緯
最近の契約手続きで思うことがあり。
◇1日1新
サービスメニュー比較表の挿入
