freeeぐちゃぐちゃ、どうしよう…。
となっても、一気にきれいになることはありません。
1つずつ確認が必要です。
結構時間がかかります。
最初から設計していれば…と思うこともあるかもしれませんが、
グッと耐えて整理していきましょう。
いきなり仕訳をみない
「木を見て、森を見ず」という諺がありますが、
会計も同じだと思っています。
- 木 → 1つ1つの仕訳
- 森 → 仕訳の集合体であるBS／PL
木を見るのも大切ですが、まずは森であるBS／PLから眺めましょう。
なぜなら「木を見るのはキリがないから」です。
量も膨大だし、1つ1つは正しいと思っても、集計した結果がなんか変、ということも多いから。
では、どういうふうに眺めるかというと、「明らかにおかしい場所」から確認していきます。
明らかにおかしいところを見つける
たとえば、こんなものがないかチェックしてみましょう。
- マイナスになっている残高
- 費用・収益の貸借が通常と逆になっている
- 預金残高と銀行明細が合わない
- 借入金残高と返済予定表が合わない
- 有価証券など、外部資料で残高を確認できるものが合わない
- 売掛金・買掛金・未払金など、説明できない残高が残っている
これらのケースでは、会計処理が誤っている可能性が高いです。
該当する項目を潰していきましょう。
ここまでは、比較的「誤りを見つけやすい数字」です。
一方で、数字そのものが間違っているとは言い切れなくても、違和感から誤りに気づけることもあります。
- 人件費に対して法定福利費が多すぎる／少なすぎる
- ある月だけ売上が急増・急減している
- 毎月発生するはずの経費が抜けている
- 前年や前月と比べて妙に増減している
- 特定の勘定科目だけ異様に大きい
- 雑費・仮払金・未払金などに数字が集まりすぎている
法定福利費が二重計上になっていた、みたいなこともここで分かったりします。
ただ、こうした「おかしさ」に気づくには、普段の経理のやり方も重要です。
おかしさを見つけるには、適切な管理が必要
逆説的ですが、異常に気づくためには、適切な管理が必要です。
たとえば取引先や品目を適切につけていなければ、「この取引先だけ増えている」「この費用だけおかしい」と気づきにくいものです。
「法定福利費がおかしい」と気づくには、そもそも給与や社会保険が適切な勘定科目に入っている必要があります。
「この取引先への支払いが増えた」と気づくには、取引先タグをある程度統一しておく必要もあるでしょう。
「先月より広告費が増えた」と気づくのも同じで、毎月ある程度同じルールでの処理が必要です。
また月次で数値を締めていなければ、推移比較もしづらくなります。
つまり、「整理されているから、異常が見える」ということです。
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まとめ
freeeがぐちゃぐちゃになっていると、1つ1つの仕訳から確認したくなります。
ただ、最初に見るのは「木」ではなく「森」です。
まずはBS／PLを眺めて、明らかにおかしいところを探しましょう。
ここで多くの誤りに気付くこともあります。
※監査法人時代の上司から教わった技です
また数値の違和感を探し、そこから必要な仕訳にさかのぼっていく。
こんな手順が重要だと思うのです。
そして、異常に気づくためには、普段からある程度整理された状態にしておく必要があります。
「整理されているから、異常が見える」。
freeeがぐちゃぐちゃになってしまったら、まずは全体から眺めてみましょう。
こういったfreeeの経理体制づくりもサポートしています。
では、また次回。
編集後記
◇日記
昨日はオフ。午前中は家族とショッピングモールへ。
BAGEL & BAGELが出店していて、テンションが上がりました。
◇ブログネタ経緯
freeeネタがふと浮かび。
◇1日1新
生梨ジュース
