タスク管理をしている方は、多いと思います。
その中で悩ましいのは「どこまで細かく分けるか」。
細かくし過ぎると管理の手間が増えるし、
分類が大きすぎると、あとから分析しづらくなります。
なぜ、タスク管理の区分を考えたいのか
理由の1つ目は、「後から分析しやすくする」ため。
たとえば、プライベートと仕事がごちゃ混ぜになっていると、それを後から分類するのは結構手間がかかります。
あらかじめ区分を設けて分けておけば、その手間をなくせます。
2つ目の理由は、「いま何のために時間を使っているか」が分かりやすくなるから。
- 営業をしているのか
- 実務を進めているのか
- 運動しているのか
など。
もちろん、タスク自体の内容を見ることで判別もできますが、
大区分を設けておくと、より直感的に把握できます。
3つ目は、「時間の使い方の偏りに気づく」ため。
たとえば、
- 実務ばかりで営業の時間がとれていない
- プライベートの時間が少ない
- 最近、運動の時間が減っている
こんなことに気付けるようになります。
以上のような理由から、私はタスク管理に区分を設けています。
私のケース
私の場合、以下のようにしています。
まず、大区分として6つに分けています。下表のような形です。
| 大区分 | 内容 |
|---|---|
| 1. 営業 |
実務を獲得するための活動。 発信、HP更新なども含む。 |
| 2. 実務 |
お金に直接つながる仕事。 お客様と1対1で対応する仕事のほか、セミナー開催、動画販売、本の執筆など。 |
| 3. 経理 |
自分の事業を管理するための業務全般。 タスク管理、自社の経理など。 ※お客様の経理業務は含まない。 |
| 4. 修行 |
学び全般。 セミナー受講、読書など。 |
| 5. 運動 | ランニング、ボディワークショップなど。 |
| 6. 生活 | プライベート全般。 |
「2.実務」については、タスク名の付け方にもルールを作っています。
「お客様名｜実際にやるタスク詳細」
という形で記載しています。
こんなイメージです。
少しずつ変えてみる
最初はどのような形が自分にフィットするか分からないものです。
まずはこんな感じかなぁ、とある程度決めたら運用してみましょう。
その中で違和感があれば、都度軌道修正すれば大丈夫です。
たとえば、私も最初は大区分を「お客様ごと」にしていました。
ただ、これでは仕事以外の時間が管理しづらいと思い、いまの6区分に変更。
また、「2.実務」のタスク名の付け方も、当初から変えています。
もともとは、
「お客様名｜小区分｜実際にやるタスク詳細」
と「小区分」も記載する形にしていたのです。
「Aさん｜メール｜面談フォローアップ」みたいな感じで。
ただ、これだと管理の手間も増えるし、そこまでいらないかなぁと。
「Aさん｜面談フォローアップメール」でも十分かなと。
もちろん最初から完成していれば理想ですが、
経験上、そんなことはまずありません。
試して違和感があれば、都度変えていく。
そのくらいの感覚でいるのが良いと思っています。
まとめ
自分にフィットする分類を見つけることが重要です。
今回書いたのも、あくまで私の実例・考え方です。
ぜひ、ご自身に合う形を模索していただければ。
もっと細かく聞きたい、
という方は個別コンサルティングでお伝えすることも可能です。
では、また次回。
編集後記
◇日記
昨日は、初回面談やお客様の開業手続きの質問対応など。
ラン8.7km。
Google Business Profileへの自動投稿の仕組みを作成。
（やっとできた…。）
◇ブログネタ経緯
タスク管理ネタでふと思い浮かび。
◇1日1新
珪藻土コースター シカク
