『今日やることって何だっけ』
『どれから手を付ければいいのかな…』
『うわ、こんなに溜まっちゃった…』
タスク管理で悩んだことはありませんか？
私は非常に悩んでいました。
特に新人の頃から。
担当しているお客様が複数あり、それぞれでやることを持っていたので『どうにかしないとなー』とよく感じていました。
紆余曲折ありましたが、今は『Excelをベースにしたタスク管理ツール』に落ち着きました。
ここに至るまでの、変遷を辿ってみたいと思います。
※今使っているのはこんなツールです
1.新人『模索』時代
タスク管理をどうするか？で模索を続けていた時代です。
社会人になってから3~4年の間だったかなと。
①付箋（評価：△）
重要度×緊急度の4マス作って、付箋の1つのタスクを書いて貼り、終わったらはがす。
といったシンプルな手法。
この手法いいなー、と思っていたものの、
- 付箋が落ちてタスクを見失う
- 分量が増えすぎて、優先順位が分からなくなる
- このタスクは結局どこ？と迷いが生じる
などを感じ、少し続けたものの不採用。
②メール（評価：△）
受信ボックスで管理する手法。
メールは毎日開くので、タスク残量も分かりやすいかなーと思い試していた。
しかし、メールボックスだけで管理をするのは『煩雑』で『視認性』も良くなく、有効な方法とは言えないと感じた。
（口頭で依頼を受けたタスクを、自分宛てにメールするようなこともやっていた）
これも結局やらなくなった。
③Excel ～時系列×お客様～（評価：○）
- 横軸にお客様
- 縦軸に日付
を記載し、やることを管理。
お客様ごとにやることが一覧化されてよかった。
ただし、『優先順位付け』がやりづらい。
それなりに続いたが、『もっといい方法はないかなー』と模索が続く。
④白紙に書く（評価：○）
毎日、白紙にやることを箇条書きしていく。
毎日アタマの中から吐き出し、やることを決めていく。
なんだかんだシンプルで良い。
やることリストのようなものを別途用意しておかないと、漏れるリスクはある。
数が増えてくると、管理に難しさを感じてくる。
2.『アプリ』で効率的に！時代
紙面やExcelなどを中心に試していたが、
『専用の管理ツールを使ったほうが効率的に管理できるのでは？』
と思い、色々試しました。
しかし、結局アプリ等にすると『視認性』『柔軟性』『操作性』が乏しいと感じるケースがあり、
また、会社内のアクセス制限等のハードルも高く、すべて挫折しました。
⑤Todoist （評価：×）
アプリ。少しだけ使って合わずやめた。
ほぼ使っていない。
⑥Asana（評価：×）
会社のPCではアクセスできずボツ。
ほぼ使っていない。
⑦Toodledo（トゥドゥルドゥ）（評価：△）
かなり細かくカスタマイズができる。
当初は、Web、アプリいずれでも使えるということで心が踊った。
※公式HPより
しかし、次第にWeb上でリストを作っていくのが、非常に苦痛に感じた。
『管理するための管理』が大変に。
カスタマイズ性は高かったが、結局合わずやめた。
一時期、有料プランも使っていた。
3.『定着』時代
紆余曲折あったが、⑧の手法との出会いがきっかけで、タスク管理には終止符が打たれました。
その後、⑨で総合管理しつつ、⑧の考え方も取り入れて実行している状況です。
⑧エクセル1、プライオリティ7（評価：◎）
一定の枠（フレーム）を作って、紙に書いていく。
浅田すぐるさん考案の手法。
エクセル1については、以下の書籍でも紹介されていたと思う。
トヨタで学んだ「紙１枚！」にまとめる技術
※こんな感じでフレームを作って、タスクを書いていく
これとOutlookの予定表等を組み合わせて管理していた。
①の白紙に近い形。
より優先順位をつけて、やるべきことを明確できる。
数年続けていたので、『これがベストかな～』と思っていた時期もある。
別途、時間管理ツール等も併用して取り組んでいた。
『時間管理』は『●●』のためにする。
⑨タスク管理ツール（Excelマクロ）（評価：◎）
今はコレ。時間管理とタスク管理をセットできる。
シゴタノのタスクシュートの考え方をベースにしたツール。
マクロを組んでいたり、時間を見積もったりするので、人を選ぶ可能性はある。
※こんなイメージ
私にはハマった。
⑧の考え方も取り入れて優先順位付けなどもしている。
4.まとめ
以上をまとめると、下表のイメージです。
ここまで、『私のタスク管理の変遷』について、記載してきました。
ただ、最も大切なことは『管理』ではなく『実行』です。
この目的を忘れることなく、手段としての『管理』を最適化していきましょう。
ご希望があれば、タスク管理の個別支援も承っております。
個別コンサルティング
ではまた次回。
編集後記
◇日記
終日、会計士業。
お客様との打ち合わせをメインに。
◇ブログネタ経緯
最近のメモから
◇1日1新
HomeGardenシリーズ（パクチー）
◇今日の一冊
ストーリーとしての競争戦略
（昨日読めなかったので引き続き）
